Dicas essenciais sobre gestão de viagens corporativas

Buscar uma significativa diminuição de custos sem abrir mão dos benefícios estratégicos promovidos pelas viagens corporativas é um dos maiores desafios enfrentados por diversos profissionais. Mas, ao contrário do que muitos podem pensar, esse definitivamente não é um beco sem saída!

Deve-se entender, antes de mais nada, que tudo o que precisa ser gerenciado requer controle e mensuração. Especialmente para isso, a empresa deve se manter aberta à possibilidade de terceirizar a gestão de suas viagens corporativas. Além do mais, adotar ferramentas que automatizem processos e não só implementar como divulgar sua própria política de viagens são passos essenciais.

Quer saber o que mais você pode fazer para usufruir das vantagens das viagens corporativas com o devido controle, máxima qualidade e ainda otimizando custos? Então confira agora mesmo as dicas pra lá de especiais que preparamos para o post de hoje!

Crie uma política de viagens para a empresa

Como são os padrões que garantem a ordem e ajudam a evitar desperdícios no ambiente corporativo, trate de desenvolver o quanto antes uma política de viagens a ser seguida como regra em todas as ocasiões. Juntamente com sua equipe de finanças e quaisquer outras lideranças interessadas, detalhe as responsabilidades do viajante, o critério utilizado para a efetiva contratação dos serviços, quais serão os limites de gastos, se já se pensou em possíveis parceiros, quais são os pontos de contato e assim por diante. Quanto mais informações esse documento englobar, maior será a garantia de segurança e previsibilidade dos deslocamentos futuros.

Oriente adequadamente os profissionais

Agora que você já entendeu que uma política de viagens é vital, pense bem: de que adianta elaborar o melhor e mais completo documento se seu conteúdo não é adequadamente repassado aos funcionários? Preocupe-se também em desenvolver um material de orientação, explicando ao menos as principais regras contidas na política, mantendo tanto esse guia como o documento na íntegra plenamente acessíveis. Nessa explicação, leve em conta o perfil dos colaboradores e faça as adaptações de linguagem necessárias para que todos o compreendam sem ambiguidades.

Feche negócio com uma empresa especializada

Para a grande maioria dos serviços relacionados às viagens a trabalho, costuma ser altamente vantajoso contratar empresas já experts no ramo, que têm como foco enviar profissionais aos mais variados destinos com o máximo de conforto e qualidade, sem perder de vista os objetivos do contratante. Afinal, pelo volume de transações feitas e pelo nome construído no mercado, uma boa empresa de gestão de viagens já terá estabelecido parcerias com hotéis, companhias aéreas, cooperativas de táxi ou responsáveis por transfers, além de restaurantes e outros tipos de serviços normalmente utilizados em deslocamentos ao redor do mundo.

Isso sem contar que a capacitação dos profissionais é capaz de fornecer todo o suporte necessário para evitar imprevistos incômodos ou problemas ainda maiores, responsabilizando-se pelo controle da política de viagens, garantindo o uso correto dos recursos, gerando relatórios, atuando como ponto de contato para os profissionais que estão fora e o que mais for estratégico para as demandas do negócio. Quer fazer melhor? É simples: contrate os melhores!

Automatize o que for possível

Hoje em dia, cálculos e projeções simplesmente não devem ser feitos manualmente, a fim de evitar ao máximo a ocorrência de falhas. O ideal é automatizar as contas associadas às viagens corporativas da empresa, seja utilizando um software especializado ou mesmo uma planilha potente de dados. Considere múltiplos cenários e desenvolva um fluxo envolvendo os custos previstos para cada aspecto dos deslocamentos. E esse processo ainda pode ir além, incluindo reservas automáticas em hotéis e serviços de transporte, por exemplo. Assim é possível economizar principalmente tempo, além de eliminar possibilidades de erros.

Mantenha um controle econômico rígido

Os gastos costumam ser o ponto mais crítico em relação às viagens corporativas, sendo responsáveis tanto por seu sucesso como, muitas vezes, por seu fracasso. Contando ou não com uma empresa especializada, é de vital importância que um colaborador se encarregue de controlar todas as transações realizadas nas viagens, sejam relativas a transporte, alimentação ou quaisquer outros serviços ou produtos diretamente ligados aos deslocamentos. Lembrando que esse controle precisa estar intimamente associado à política de viagens, evitando que gastos não previstos sejam permitidos e garantindo que existam planos para eventuais excedentes.

Fique de olho nos concorrentes

Para acertar em cheio em qualquer estratégia, realizar um benchmarking é fundamental. Ao ficar de olho em como os concorrentes ou as empresas semelhantes andam lidando com a questão de viagens, você consegue tirar grandes lições sobre sua própria administração. Pode ser que negócios próximos a você tenham desenvolvido uma política eficiente que tem tudo para dar certo no seu cenário ou que precisa apenas de algumas modificações para ficar ainda melhor, por exemplo. Aprender com quem já está um passo à frente ou com os tropeços alheios é sempre uma boa ideia.

Confie no poder de uma ferramenta de gestão

Graças ao constante avanço da tecnologia, hoje em dia é possível contar com ferramentas especializadas em diversas áreas. E é claro que a gestão de viagens corporativas não poderia ficar de fora. Esses softwares podem realizar toda a parte de automação necessária no controle produtivo de gastos, assim como na manutenção de contatos, na organização de fluxos e muito mais. E sabia que já existem alternativas de aplicativos móveis para que os profissionais insiram informações durante a viagem?

Gere relatórios detalhados

Seja por meio de uma ferramenta de gestão ou utilizando dados brutos de planilhas, o importante é que os números relativos à gestão de viagens corporativas sejam cuidadosamente organizados. E para o registro desses eventos, relatórios detalhados sobre a logística e os gastos são absolutamente essenciais. Esse relatório deve se juntar aos demais levantamentos estratégicos da empresa e atuar como uma das ferramentas para ditar os rumos de sua logística.

Com o desenvolvimento de uma política competente para a gestão de viagens corporativas e as dicas destacadas aqui, empresas de quaisquer tamanhos podem se livrar de gastos excessivos e contar com mais produtividade quando seus profissionais precisam viajar. Pronto para colocar nossas sugestões em prática ou ficou ainda com alguma dúvida sobre o processo?