Eventos corporativos: como otimizar o seu orçamento?

Há muitas coisas a se considerar em eventos corporativos, mas hoje em dia o maior dilema é ter que trabalhar com budget cada vez menor, tendo como exigência a qualidade e o alcance do resultado.

É preciso planejamento, estratégia e muita dedicação para trabalhar com eventos corporativos, pois são muitos detalhes e em cada um deles é preciso sempre considerar o custo, qualidade, viabilidade e tempo. Alguns passos importantes no planejamento são responsáveis pelo sucesso do evento.

A escolha do local influenciará de forma direta o custo, considerando o deslocamento de todos os participantes, assim como a escolha da data, pois em alguns períodos do ano, como Natal, Ano Novo ou eventos que estejam ocorrendo em localidades próximas do evento, poderão diminuir as disponibilidades com os fornecedores locais, aumentando o custo dos serviços e tornando a logística inviável.

Outro passo importante é fazer um comparativo entre os fornecedores de forma estruturada, estabelecendo previamente todas as informações para contração dos serviços através Request For Proposta (RFP), desta forma ficará mais fácil o processo de avaliação, deixando claros os pontos fortes e fracos e cada um.

A tecnologia pode ser um grande aliado para redução do custo também, pois ajudará no acompanhamento de todo o evento, antes e após. A SELECT aplica em eventos corporativos a ferramenta de BI, e através de relatórios inteligente e dinâmicos possibilita que o cliente tome decisões para otimizar mais ainda o orçamento.

Fazer a confirmação dos convidados é algo de extrema importância, pois sempre tem aqueles que simplesmente não comparecem. Ter a confirmação evitará o custo não só com o lugar que este o convidado vai ocupar, mas também com os alimentos e bebidas.

Ter uma consultoria especializada em eventos que não entenda só da logística, mas sim de todos aspectos que compõe um evento e que te ajude a enxergar todas as possibilidades de economia, sem perder a qualidade, sem dúvida, fará com que seu evento supere os resultados e nível de qualidade esperados.

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